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Zoho Project


Zoho Projects est le logiciel de gestion de projets en mode Cloud de Zoho qui apporte la solution complète à toutes les problématiques du quotidien que rencontrent les équipes projets : utilisateurs, managers, chefs de projets, ressources externes ; ce sont tous les membres de l'équipe qui vont pouvoir communiquer et échanger sur l'avancement de leurs projets et les plannings.

ZSphere a choisi l'application Zoho Projects pour ses clients en raison de sa parfaite intégration avec le reste de la plateforme que ce soit Zoho Books pour la facturation des projets ou Zoho CRM pour la collaboration avec les équipes commerciales, en passant par Zoho People pour la mise à jour des congés, tout est fait pour éviter les fastidieuses re-saisies de données. Les consultants ZSphere sont là pour favoriser l'adoption des utilisateurs et les former aux bonnes pratiques de la gestion de projets.

Décomposez vos projets en tâches


Vous le savez sans doute déjà, la première des missions du chef de projet est de découper son projet en tâches pour distribuer le travail au sein de l'équipe projet en définissant des dates de début et de fin à chaque niveau de tâche pour bien tenir le délai. 

Définissez vos tâches et jalons

Avec l'application Zoho Projects vous assignez facilement des tâches à vos collaborateurs et vous suivez leur exécution en fonction des échéances et du niveau de priorité. Les membres de votre équipe reportent leurs temps passés manuellement ou avec le minuteur intégré. 

Enregistrez les dépendances

Définissez les dépendances entre vos tâches de projet pour mieux contrôler l'exécution de celles-ci et maîtriser vos délais. Zoho Projects vous apporte la solution en affichant les dépendances sur un diagramme de Gantt ou dans une vue dédiée.

Analysez votre projet en mode Kanban ou calendrier

SI vous préférez des représentations plus visuelles, les vues Kanban vont vous aider :  les tâches y sont représentées sous forme de cartes dans des colonnes, en fonction du pourcentage de réalisation, du niveau de priorité ou de la logique d'enchaînement et vous les déplacez par simple glisser/déposer. Vous pouvez aussi visualiser votre projet sur un simple calendrier où des couleurs vous aident à différencier les réunions de projet des tâches et jalons.

Faites rentrer les réseaux sociaux dans vos projets 


Quoi de mieux que les médias sociaux pour une bonne collaboration au sein d'un groupe ? Zoho Projects a repensé la gestion de projets collaboratifs en tirant parti des fonctions sociales les plus utiles : publication de commentaires, @mentions et discussions sont présents à tous les niveaux (jalons, tâches événements). Laissez chaque utilisateur créer son profil et consultez votre flux d'activités pour rester informés.

Postez des nouvelles du projet en mode flux 

Vous avez une question ou une idée à soumettre à l'équipe projet ? Publiez-la dans le flux du projet et lancez la discussion sans organiser la moindre réunion ! Chacun pourra contribuer à son niveau et la prise de décision sera facilitée.

Discutez du projet dans les forums dédiés

Approfondissez vos discussions et développez vos idées grâce aux forums embarqués dans l'outil Zoho Projects. Vous pouvez classer les différents sujets dans des dossiers et vous faites gagner du temps à toute l'équipe.

Construisez votre base de connaissance

Stockez toutes les informations nécessaires à l’exécution de votre projet pour aider les nouveaux arrivants à se mettre au diapason du projet à la source.

Tchattez avec vos collègues à distance 

Communiquez en instantané via des groupes de discussion publics ou privés avec seulement quelques membres de l'équipe ou discutez en tête-à-tête. Tous les tchats seront archivés.

Appuyez-vous sur des graphiques et rapports pertinents


Suivez l'avancement de vos projets avec les bons outils et détectez les goulots d'étranglement au plus tôt pour réagir à temps avant que le projet ne dérape côté délai ou côté budget.

Consultez les Diagrammes de Gantt

Contrôlez visuellement le suivi de votre projet avec un diagramme de Gantt en ligne ; avec le logiciel de gestion de projet Zoho Projects, c'est très facile. Les jalons et les dépendances de tâches vous aident à  modifier vos plans en cas d'imprévu.

Investiguez les tableaux d'utilisation des ressources

Identifiez qui dans l'équipe a des disponibilités, quels sont vos collaborateurs en sur-charge et les plannings trop serrés donc à risque, et optimisez l'utilisation de vos ressources à tout moment en sécurisant vos projets.

Poussez l'analyse dans Zoho Analytics

Avec l'outil Zoho Projects, toutes les données sont synchronisées dans l'outil de Business Intelligence de Zoho qui fournit en standard plus de cinquante rapports d'activité sur le projet pour vous aider à mieux comprendre vos projets avec des outils intuitifs. Et vous avez toute liberté de concevoir tout autre rapport ou tableau de bord de management.

Reportez vos temps passés comme vous préférez


Avec le logiciel Zoho Projects, vous disposez de plusieurs outils pour faire reporter les temps passés à vos équipes et vous aider à respecter le calendrier de projet, à coordonner le travail et à comptabiliser chaque heure passée sur le projet pour analyser la rentabilité générée.

Remplissez des feuille de temps

Enregistrez vos heures de travail facturables ou non, manuellement ou en activant un minuteur. Vous pourrez analyser les rapports par heure, par projet ou par ressource.

Facturez automatiquement les temps passés

Avec l'intégration native du logiciel de gestion de projets Zoho Projects dans Zoho Invoice et Zoho Books, générez vos factures clients à partir des feuilles de temps en quelques clics, plus besoin de re-saisir !

Comparez le temps prévu versus réalisé

Validez vos estimations de temps par tâche pour mieux anticiper la planification des prochains projets, en comparant le temps reporté avec le temps prévu et détectez les collaborateurs les plus productifs.

Mettez en phase tous vos calendriers

Synchronisez votre calendrier de projet Zoho Projects avec d'autres calendriers tiers comme iCalendar, Google Calendar, MS Outlook ou Zoho People pour mettre à jour les congés validés de vos équipes. 

Prenez en charge les bugs et résolvez-les


Avec l'outil Bug Tracker embarqué dans le logiciel Zoho Projects, organisez les bugs rencontrés lors de vos développements en fonction de leur gravité ou de leur délai de résolution, automatisez des notifications pour rester informé de la résolution.

Listez bien tous les bugs remontés

Avec la fonctionnalité BugTracker de Zoho Projects enregistrez les bugs rencontrés en les classant les lignes par nature ou produit et activez des rappels pour suivre la résolution. Vous pouvez également les importer depuis d'autres outils ou des feuilles de calcul. Filtrez vos bugs par niveau d'incidence et enregistrez les heures consacrées à leur résolution.

Mettez en place des alertes

Déclenchez l'envoi de notifications par e-mail pour informer votre équipe projet des événements survenus sur le projet comme la création, l'attribution ou la résolution d'un problème. Configurez des règles de mise à jour sur les bugs, notifiez des applications tierces avec des webhooks et développez des fonctions personnalisées DeLuge au besoin.

Respectez les SLAs 

Veillez à ce que vos contrats soit bien respectés en mettant en place vos niveaux de SLAs (Services Level Agreement) et en gérant les escalades pour ré-affecter les problèmes non résolus dans le délai négocié vers une équipe plus expérimentée.
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