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Comment les signatures électroniques peuvent aider les entreprises à travailler à distance

02/04/2020 9:02 Par ZSphere

Dans le contexte de COVID-19, la plupart des frontières internationales sont fermées et les centres d'affaires sont temporairement fermés pour contenir la propagation du virus. Les entreprises de toutes tailles à travers le monde sont désormais obligées de travailler à distance pour lutter contre la pandémie et se maintenir à flot.

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Si votre entreprise a également adopté le télé-travail et qu'elle éprouve des difficultés à faire signer ses documents à temps pendant cette crise, la signature électronique (e-signature) peut vous être d'un grand secours en ces temps difficiles.

Signatures électroniques : qu'est-ce que c'est ?

Les signatures électroniques - ou signatures numériques - sont les alternatives modernes à la méthode traditionnelle de signature des documents avec du papier et un stylo. Elles utilisent des techniques cryptographiques avancées pour garantir l'authenticité, l'intégrité et la non-répudiation des documents signés numériquement. Les gouvernements et les entreprises du monde entier ont adopté cette technologie depuis le début des années 2000.

Sont-elles légales ?

Oui, les signatures numériques sont acceptées comme preuve devant les tribunaux et ont la même valeur et la même applicabilité que les signatures physiques (sur papier) dans tous les grands pays pour la plupart des documents commerciaux.

Comment peuvent-elles aider ?

  • Signez vous-même numériquement des documents ou recueillez les signatures de n'importe qui, de n'importe où et à n'importe quel moment. Par exemple, vous pouvez à des candidats de signer les fiches de présence d'une formation à distance. Ils peuvent signer et renvoyer les documents à distance sans qu'aucun contact physique n'intervienne dans l'ensemble du processus.
  • Collaborez en ligne et modifiez le contenu du document selon les besoins. Cela vous aidera à réduire le délai d'exécution global et à faire signer vos documents en quelques minutes, alors qu'il fallait auparavant plusieurs jours.
  • Améliorer la gouvernance en stockant et en gérant tous les exemplaires signés à partir d'un lieu centralisé. Vous pouvez également vous conformer facilement aux règlements de votre organisation et même du gouvernement sans trop d'efforts.
  • Réduire les coûts des processus manuels tels que l'impression, la numérisation et l'envoi.
  • Automatisez les opérations de signature fréquemment utilisées en configurant des flux de travail et autres intégrations. Par exemple, pour chaque demande de devis dans votre CRM, vous pouvez configurer un flux de travail pour envoyer automatiquement un accord de non-divulgation et le faire signer numériquement.
  • Devenez mobile à l'aide d'applications mobiles qui vous permettent de signer, d'envoyer et de gérer des documents en déplacement.

Pourquoi attendre ? Essayez un logiciel de signature électronique comme Zoho Sign pour votre entreprise dès aujourd'hui. Si vous avez des questions ou des commentaires, il vous suffit de nous envoyer un message. Nous nous ferons un plaisir d'y répondre pour vous.