Impossible de passer à côté en ce moment : les salons professionnels ont repris et battent leur plein. Il ne passe pas une journée sans que votre feed LinkedIn ne soit inondé de photos de salons ou d’événements professionnels. Vous voulez vous lancer mais vous ne savez pas trop comment faire ? Suivez le guide, Zoho a pensé à tout avec son outil Zoho Backstage
Tout est question de planification
Avant toute chose, commencez par planifier au moins 8 mois en amont les grandes lignes de votre projet : quel budget êtes-vous prêt à dédier à votre événement ? Qu’est ce qui est le plus pertinent pour vous : participer à un salon professionnel de votre filière, rassembler vos clients pour une journée de partage, attirer des prospects pour leur présenter votre offre ? Préférez-vous organiser un événement virtuel ou en physique ? Dans l’intimité de vos bureaux ou dans un endroit sensationnel pour surprendre vos invités ?
Quel que soit votre choix final, la seule constante sera Zoho Backstage qui vous accompagnera dans toute situation … et en une seule application.
Créez un minisite en quelques clics
Créez votre événement dans Zoho Backstage et regardez votre mini-site se remplir automatiquement au fur et à mesure des informations que vous indiquez. Lieu, heure et date, mais aussi inscription et paiement en un clic, choisissez le template le plus fidèle à votre identité et laissez l’outil travailler pour vous. Personnalisez-le avec vos photos et votre charte graphique afin qu’il ne ressemble qu’à vous !
Organisez des sessions thématiques
Vous souhaitez proposer plusieurs ateliers tout au long de la journée ? Définissez vos thèmes, vos intervenants et les lieux de prise de parole et laissez vos invités s’inscrire aux ateliers qui les intéressent le plus
Faites connaître votre événement
Maintenant que vous êtes paré à toute éventualité, faites vous connaître ! Diffusez facilement le lien de votre mini-site sur vos réseaux sociaux en planifiant des publications via Zoho Social, invitez vos clients via des newsletters à l’aide de Zoho Campaigns et créez facilement des bannières claires et précises qui vous aideront à diffuser le message au plus grand nombre.
Gérez automatiquement les inscriptions
Comme organiser un événement prend un temps fou, pensez à automatiser le plus d’actions possibles. Zoho Backstage permet à vos clients de s’inscrire en ligne et de recevoir automatiquement leur confirmation par e-mail voire plusieurs rappels à mesure que l’événement se rapproche sans que vous n’ayiez à y penser. Le petit + : le jour J, imprimez les badges nominatifs d’un simple clic pour un accueil personnalisé de chaque visiteur.
Si votre événement est payant, Zoho Backstage gère aussi la facturation et l’encaissement des billets ce qui vous fait à nouveau gagner un temps précieux
Centralisez votre suivi
Suivez toutes les données dont vous avez besoin pour organiser l’événement le plus adapté : liste des participants, montants collectés, nombres d’invités n’ayant pas confirmé leur présence, planning des interventions, etc. Plus besoin de passer d’une application à l’autre, toutes ces informations sont également remontées dans une campagne de votre CRM Zoho.
Vous voulez tester l’outil gratuitement par vous même ? C’est par ici ! ZSphere sera ravie de vous accompagner dans la création de votre tout premier événement.
