Quel commercial n’a jamais procastiné la saisie de ses notes de frais ? ils sont nombreux ceux qui accumulent les notes papiers jusqu’au moment où leur compte en banque les rappelle à l’ordre !
Il faut alors prendre son courage à deux mains pour écluser la pile et renseigner au mieux une application dédiée (voire un tableur !) et photocopier tous ses justificatifs.
Gérer vos notes de frais efficacement
Heureusement les logiciels de notes de frais sont venus à la rescousse des pauvres employés pour faire le lien entre les salariés et leurs services comptables. Mais comment rapprocher des commerciaux pressés et peu formalistes avec des comptables soucieux de rigueur et précision ?
Grâce à ce type de logiciel, le commercial va reporter plus rapidement, et le comptable va gagner en sécurité avec des procédures de validation et des grilles de remboursement pré-définies.
Bien sûr il va falloir quand même saisir les dépenses, à moins qu’on ne s’équipe d’une appli mobile, comme Zoho Expense qui va utiliser l’appareil photo du téléphone pour récupérer les informations des tickets et grâce à une reconnaissance de caractères transformer les notes papier en donnée exploitable par la comptabilité ! Cette corvée devient presque ludique et une habitude à chaque dépense.
Une transition sans risque
La digitalisation garantit aussi une transmission des informations sans crainte de perte des pièces justificatives dont l’image est associée en pièce jointe et un processus de validation cadré et automatisé, toute la chaîne gagne du temps, du manager au service comptable.
C’est donc aujourd’hui un incontournable, tout d’abord pour répondre au besoin de mobilité, mais surtout pour effacer les tâches administratives souvent détestées par les vendeurs, et limiter les risques d’erreur qui sont la bête noire des comptables.
Les dépenses professionnelles sont aussi bien souvent synonymes d’avance de trésorerie pour les salariés et quand les montants deviennent significatifs, les retards dans le remboursement deviennent sources de tension entre les équipes.
Un choix qui nous convient
Chez ZSphere, nous recommandons régulièrement à nos clients la mise en place de Zoho Expense, qui est beaucoup plus légère que celle d’un ERP avec un ROI facilement démontrable
L’informatisation de la gestion des notes de frais apparait alors comme la première étape d’un projet de digitalisation des services de gestion d’une entreprise.
Les risques d’échec sont quasi nuls et à aucun moment le fonctionnement quotidien de l’entreprise n’est menacé. Tentant n’est-ce pas ?
Vos rapports de dépenses en toute simplicité. Essayer Zoho Expense et dites nous ce que vous en penser en laissant nous envoyant un message.
